Rozprawa zdalna w postępowaniu cywilnym

Wraz z rozwojem technologii pojawiła się potrzeba usprawnienia postępowań sądowych, co doprowadziło do wprowadzenia rozpraw zdalnych w polskim procesie cywilnym. Szczególnym impulsem do ich wdrożenia była pandemia COVID-19, która wymusiła szybkie dostosowanie procedur sądowych do nowej rzeczywistości. 

Podstawa prawna

Rozprawy zdalne w postępowaniach cywilnych zostały początkowo uregulowane w tzw. specustawie covidowej (Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 Dz.U. z 2020 r. poz. 374 ze zm.). Pozwoliło to na tymczasowe wprowadzenia rozwiązania umożliwiające przeprowadzanie rozpraw w formie wideokonferencji. Ich skuteczność i funkcjonalność sprawiły, że ustawodawca postanowił na stałe wprowadzić ten mechanizm do polskiego systemu prawnego.

Nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego z dnia 7 lipca 2023 roku (Dz.U. z 2023 r. poz. 1860) wprowadziła przepisy regulujące tryb i zasady prowadzenia rozpraw na odległość. Nowe regulacje weszły w życie 14 marca 2024 roku, zastępując tymczasowe przepisy covidowe i ugruntowujące rozprawy zdalne jako stały element procedury cywilnej. 

Szczegółowe elementy są uregulowane w art 151 Kodeksu postępowania cywilnego, który wskazuje najistotniejsze elementy procesu, prowadzonego z wykorzystaniem środków do komunikacji na odległość. 

To rozwiązanie miało zapewnić sprawny przebieg postępowania sądowego w nowych okolicznościach, jednocześnie zachowując wszelkie najistotniejsze zasady postępowania sądowego. Wyszczególnić można następujące podstawowe zasady prowadzenia rozpraw zdalnych:

Decyzja przewodniczącego składu orzekającego – to przewodniczący decyduje o tym, czy rozprawa odbędzie się w trybie zdalnym, mając na uwadze dobro wymiaru sprawiedliwości oraz interesy stron.
Forma uczestnictwa – strony, świadkowie i pełnomocnicy mogą brać udział w rozprawie z dowolnego miejsca, pod warunkiem posiadania dostępu do odpowiedniego sprzętu i stabilnego łącza internetowego. Istnieje również możliwość uczestnictwa w rozprawie zdalnej z budynku innego sądu.
Przeprowadzanie dowodów – sąd może dopuścić przeprowadzenie dowodu na odległość, w tym przesłuchanie świadków i stron, o ile nie narusza to zasady bezpośredniości postępowania.
Możliwość sprzeciwu – każda ze stron może w terminie siedmiu dni od powiadomienia o trybie zdalnym zgłosić sprzeciw wobec przesłuchania świadka na odległość, co obliguje sąd do przeprowadzenia dowodu w sposób tradycyjny (art. 263[1] k.p.c.).
Zapewnienie sprawnego przebiegu rozprawy – uczestnicy zobowiązani są do zapewnienia odpowiednich warunków technicznych umożliwiających skuteczne uczestnictwo w rozprawie. Sąd może wstrzymać postępowanie w przypadku poważnych problemów technicznych.

Rozprawa prowadzona poprzez wykorzystanie środków komunikacji na odległość zapewnia możliwość bezpośredniego uczestnictwa w postępowaniu, co za tym idzie także przedstawienia swoich argumentów oraz obrony swoich praw. W przypadku takich rozpraw  fizyczna obecność w sali sądowej zostaje zastąpiona udziałem poprzez platformy internetowe, co wiąże się z koniecznością spełnienia określonych wymagań technicznych i proceduralnych. Wówczas, zaleca się odpowiednie wcześniejsze przygotowanie, o czym będzie wspominane w dalszej części artykułu.

W jaki sposób dowiem się, że jestem wezwany na rozprawę?

Wezwanie na rozprawę jest przesyłane świadkom oraz stronom postępowania zwykle na piśmie, tj. w formie listu.  W piśmie tym Sąd wskazuje kiedy oraz w jakiej formie (zdalnie czy też stacjonarnie) odbędzie się rozprawa. Wskazuje również w jaki sposób należy złożyć wniosek o zdalny udział w rozprawie.

Wniosek o zdalny udział w rozprawie zwykle wiąże się z koniecznością przesłania do Sądu na piśmie albo w formie e-maila danych do kontaktu celem przesłania linku.

Platformy do przeprowadzania rozpraw zdalnych

Sądy w Polsce korzystają z kilku powszechnie dostępnych narzędzi do prowadzenia telekonferencji, które różnią się funkcjonalnością i poziomem bezpieczeństwa. Wszystkie cechuje natomiast ogólnodostępność, jak i możliwość korzystania bez dodatkowych nakładów finansowych czy posiadania dodatkowych aplikacji na urządzeniach elektronicznych. 

Jitsi Meet – dedykowana platforma wykorzystywana w systemie sądownictwa, zapewniająca bezpieczne połączenia wideokonferencyjne. Jitsi Meet charakteryzuje się prostotą obsługi i brakiem konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania – uczestnicy mogą dołączyć do rozprawy bezpośrednio przez przeglądarkę internetową, korzystając z przesłanego linku. Dzięki temu rozwiązanie to jest łatwo dostępne i nie wymaga zaawansowanej konfiguracji.
Microsoft Teams – popularna platforma do komunikacji i współpracy, często wykorzystywana przez sądy jako alternatywa dla Jitsi Meet. Microsoft Teams umożliwia przeprowadzanie rozpraw zdalnych z użyciem stabilnego połączenia wideo, funkcji czatu oraz możliwości udostępniania dokumentów. Aby wziąć udział w rozprawie za pośrednictwem platformy Microsoft Teams co do zasady nie jest konieczne pobranie aplikacji. Wyjątkiem jest połączenie z poziomu telefonu. W takim przypadku pobranie aplikacji może okazać się konieczne.
Webex – platforma stosowana głównie w sprawach wymagających podwyższonego poziomu bezpieczeństwa transmisji danych. Cisco Webex oferuje zaawansowane mechanizmy szyfrowania oraz autoryzacji użytkowników, co sprawia, że jest preferowany w bardziej wrażliwych postępowaniach. Sąd, korzystając z Webex, może również precyzyjnie zarządzać dostępem do wideokonferencji i kontrolować aktywność uczestników, minimalizując ryzyko zakłóceń.

Aby strona mogła skutecznie uczestniczyć w rozprawie zdalnej, musi posiadać dostęp do odpowiedniego sprzętu, takiego jak komputer, tablet lub smartfon wyposażony w kamerę i mikrofon, a także stabilne łącze internetowe umożliwiające płynną transmisję wideo i dźwięku. Niekiedy zalecane będzie również posiadanie zestawu słuchawkowego wraz z mikrofonem umożliwiającego swobodną wypowiedź przed sądem. Dodatkowo, wymagane jest zapewnienie odpowiednich warunków otoczenia, które pozwolą na spokojne i niezakłócone uczestnictwo w posiedzeniu sądowym.

Przebieg rozpraw zdalnej  

Jakie są etapy rozprawy zdalnej?

Logowanie do systemu – na kilka minut przed rozprawą należy połączyć się z udostępnionym linkiem i zalogować się do systemu.
Weryfikacja tożsamości – przed rozpoczęciem rozprawy uczestnicy mogą zostać poproszeni o okazanie dowodu tożsamości przed kamerą.
Przebieg rozprawy – rozprawa toczy się według standardowej procedury, a strony mają możliwość wypowiadania się, przedstawiania dowodów i zadawania pytań.
Zakończenie rozprawy – po zamknięciu posiedzenia przez sąd uczestnicy opuszczają wideokonferencję.

Ważne jest, aby strony pamiętały, że choć wideokonferencja zastępuje tradycyjną obecność w sądzie, nie zwalnia to uczestników z obowiązku przestrzegania określonych standardów organizacyjnych i proceduralnych. Stąd sugerowane jest zachowanie odpowiedniego stroju czy zachowania, pozwalającego na okazanie powagi wystąpienia przed obliczem sądu. W tym także uwzględnienie tego faktu w scenerii, która będzie widziana za nami w trakcie połączenia. 

Problemy techniczne, takie jak niestabilne łącze internetowe, niesprawny mikrofon czy hałas w tle, mogą zakłócić przebieg postępowania i wpłynąć na jego efektywność. Dlatego tak ważne jest wcześniejsze sprawdzenie sprzętu, przetestowanie platformy oraz zadbanie o odpowiednie warunki do uczestnictwa w rozprawie. Odpowiednie przygotowanie się do rozprawy pozwala, na zachowanie jej sprawnego przebiegu, co oszczędza czas i chroni strony przed nadmiernymi kosztami procesowymi. 

Dlatego zanim przyjdzie czas na nasza rozprawę, warto podjąć następujące kroki pozwalające na odpowiednie przygotowanie:

Przetestuj sprzęt i łącze internetowe – sprawdź kamerę, mikrofon i stabilność połączenia przed rozprawą. Możesz również postarać się przeprowadzić połączenie testowe przed dniem rozprawy. 
Zadbaj o odpowiednie otoczenie – wybierz ciche i dobrze oświetlone miejsce, aby uniknąć zakłóceń. Postaraj się także, aby Twoją było neutralne i nie znajdowały się w jego zasięgu żadne obraźliwe czy nieprzyzwoite przedmioty, np. plakaty z wulgarnymi napisami. 
Uprzedź domowników – poinformuj ich, aby zachowali ciszę, jak i wchodzili do pomieszczenia, w którym będzie odbywać się rozprawy. Pozwoli to wyeliminować wszelkie zakłócenia i niedogodności związane z niespodziewanymi gośćmi w trakcie procesu. 
Ubierz się odpowiednio – mimo zdalnej formy, obowiązuje formalny strój sądowy. 
Przygotuj dokumenty – miej przy sobie wszystkie niezbędne dokumenty w wersji papierowej lub cyfrowej. W razie, gdyby sędzia wymagał przedstawienia od Ciebie dowodu tożsamości upewnij się o jego ważności i postaraj się, aby był przygotowany przed rozprawą. 
Bądź punktualny – zaloguj się na rozprawę kilka minut wcześniej, aby uniknąć problemów technicznych. 
Wyłącz powiadomienia i inne aplikacje – aby uniknąć rozpraszania uwagi, zamknij zbędne programy i wycisz telefon.

Podsumowanie

Wprowadzenie rozpraw zdalnych stanowi istotny krok w kierunku cyfryzacji polskiego wymiaru sprawiedliwości. Umożliwienie uczestnictwa w postępowaniu bez konieczności fizycznej obecności w sądzie przyczynia się do usprawnienia procedur, redukcji kosztów oraz zwiększenia dostępności wymiaru sprawiedliwości dla osób mających trudności z dojazdem. Wraz z dalszą cyfryzacją wymiaru sprawiedliwości możliwe jest, że rozprawy zdalne staną się standardem w wielu rodzajach postępowań, podnosząc efektywność i dostępność sądownictwa w Polsce.